Dorothy Danahy s’exprime sur le recrutement d’un(e) Personal Assistant pour Madame Figaro

Et si vous preniez un(e) assistant(e) personnel(le) ?

Par Julie Falcoz | Le 30 janvier 2018

Vous frisez la phobie administrative? Et si vous engagiez un(e) assistant(e) pour gérer vos affaires personnelles... et avoir le luxe de vous concentrer sur l'essentiel ?

 Que ce soit au bureau ou à la maison, vous croulez sous les papiers : courriers, factures, feuilles d'imposition... Tout s'accumule et vous n'avez le temps de rien entre le travail, les enfants et les week-ends pour vous reposer. Le syndrome de la «phobie administrative», cher aux époux Thévenoud, vous guette. Et si la solution était de prendre quelqu'un pour vous aider dans vos tâches administratives ? On fait le point.

«J'ai attendu un ou deux ans avant de prendre une assistante parce que je ne connaissais pas encore le concept de ma première entreprise, créée en 2006. Très rapidement, je me suis aperçue que je ne pouvais pas tout faire. Une amie m'a suggéré de prendre quelqu'un, raconte Dominique *, entrepreneure installée à Londres. Avoir une assistante, c’est magique, pour moi qui suis assez maniaque et presque phobique administrative. C’est de loin ce qui me rassure le plus. Chaque mois, je rassemble notes de frais, courriers, factures et relevés bancaires dans une enveloppe et elle gère.»

Organiser des conf calls, des déplacements, des réunions en interne ou avec des intervenants extérieurs, gérer l'agenda, préparer des documents, suivre des dossiers... Les missions professionnelles d'un(e) assistant(e) sont multiples et peuvent également concerner certains aspects de la vie personnelle. La personne est indépendante, et facture à l'heure, en fonction de la quantité de travail que vous lui confiez. «La mienne fait 80% de pro et le reste de perso comme organiser les voyages, gérer les problèmes d'assurance, les abonnements téléphoniques ou certaines questions avec les banques...», confie l'expatriée française.

La bonne personne

«C’est la personne de l’ombre, qui doit être capable de gérer plusieurs choses en même temps. Discrétion, réactivité et sens du service sont requis», précise Dorothy Danahy, fondatrice de l'agence de recrutement à son nom. «Il faut être dégourdi, curieux, organisé, cultivé et avoir de l'empathie», rajoute Nathalie Serfaty, fondatrice de Votre Assistant Personnel, agence qui offre ce genre de services en temps partagé. Il existe aussi des assistantes indépendantes, qui travaillent pour plusieurs employeurs. Mais mieux vaut passer par une agence si l'on n'a personne à se faire recommander.

Pour l'entrepreneure basée à Londres, il s'agit surtout d'une histoire de feeling : «Il faut se sentir en confiance dès le départ pour donner toutes ses données à quelqu'un qu'on connaît à peine». Dorothy Danahy va plus loin en parlant de «couple professionnel», précisant que «cette confiance s’installe au fur et à mesure». En ce qui concerne les données, mieux vaut ajouter une clause de confidentialité dans le contrat. En cas de souci, le tribunal réglera le litige. Sinon, établissez vos propres garde-fous en faisant de la rétention d'informations. Chez Votre Assistant Personnel, les clients les plus frileux donnent peu de données mais finissent par changer d'avis : «Au fur et à mesure, ils donnent de plus en plus d'informations, jusqu'aux coordonnées bancaires. La confiance, ça se gagne», confirme Nathalie Serfaty. En tout cas, selon Dorothy Danahy, «c’est un vrai métier, tout le monde ne peut pas être assistant. D'autant qu'il n’existe plus vraiment de formation spécifique pour ce poste». «Ce genre de profil n'est pas forcément simple à trouver, renchérit Nathalie Serfaty, il requiert un niveau plus élevé que le secrétariat classique.»

Combien ça coûte ?

Chez Votre Assistant Personnel, une assistante facture ses prestations en fonction du temps travaillé – une heure par semaine ou plusieurs heures par mois selon les besoins. Pour les particuliers, comptez 65€ TTC de l'heure, déductibles des impôts à hauteur de 50% l’année suivante. Pour les entreprises, le tarif est de 60€ H.T. de l'heure. Sans compter les frais de gestion. Au sein de l'agence Dorothy Danahy, les salaires de contrats à temps plein tournent autour de 60.000 € brut annuel. Et Dominique Perlier de conclure : «Je paye mon assistante à l'heure, pour une dizaine d’heures par mois. Le prix s’amortit très vite. Je n'ai pas besoin de chercher un papier pendant des heures. À Londres, même les femmes qui ne travaillent pas ont une assistante personnelle. C’est très banal !»

* Le prénom a été changé.