Executive Assistant / Office Manager Bilingue – Freelance – Paris 1er (H/F)

Vous recherchez un environnement exigeant, stratégique et à forte visibilité, au sein d’un prestigieux groupe international ?

Notre client, un groupe emblématique, recherche un(e) Executive Assistant en freelance pour accompagner la Responsable Innovation et son équipe.

Ce poste, au cœur des enjeux d’innovation, offre une exposition directe à des projets structurants, à l’intersection de la créativité, de la technologie et de la stratégie.

Mission en freelance à pourvoir dès que possible jusqu’à fin 2026.

Vos missions sont les suivantes :

Le poste est structuré autour d’un double rôle : Executive Assistant, avec quelques tâches d'Office Management.

Executive Assistant :

• Gestion d’un agenda complexe et très mouvant.
• Ajustement quotidien des plannings, coordination avec de multiples interlocuteurs.
• Préparer les supports de briefing, ordres du jour et documents de suivi pour les comités de direction et de projets.
• Rédaction de comptes rendus de réunions.
• Interface stratégique avec des interlocuteurs seniors et équipes transverses.

Office Management :

• Soutien opérationnel à 4/5 Directeurs de projets.
• Émission et suivi des bons de commande, suivi budgétaire et taux de réception.
• Coordination avec les équipes Finance, Juridique, IT et autres fonctions transverses.
• Support à l’organisation des temps forts de l’équipe (réunions, séminaires, workshops).
• Accompagner l’intégration des nouveaux membres de l’équipe et des consultants, en veillant à une bonne appropriation des modes de fonctionnement.

Profil Recherché :

• Vous justifiez d’au moins 5 à 7 ans d’expérience en tant qu’Executive Assistant ou dans un rôle de type Chief of Staff auprès de dirigeants, idéalement dans des organisations internationales complexes.
• Bonne compréhension des enjeux de gouvernance, de confidentialité et des processus décisionnels au niveau exécutif.
• Excellentes capacités d’organisation, de priorisation et de résolution de problèmes.
• Excellentes compétences rédactionnelles et orales, avec capacité à adapter les messages à des interlocuteurs variés.
• Maîtrise avancée des outils bureautiques (gestion d’agenda type Outlook, logiciels de présentation, plateformes collaboratives comme Monday).
• Vous avec un niveau bilingue en anglais et en français, tant à l’écrit qu’à l’oral, ce qui est essentiel pour évoluer dans ce cadre multiculturel.

Informations complémentaires :

• Contrat : Mission en freelance jusqu'à la fin de l'année en temps plein, ou selon besoins hebdomadaires de la structure.
• Rémunération : TJM à définir avec le client, selon votre profil et expérience.
• Mode de travail hybride : Télétravail à définir avec le client selon les besoins hebdomadaires de la direction et de l'équipe, jusqu'à 2 jours par semaine.
• Localisation : Paris, 1^er arrondissement.

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