Assistant(e) Executif(ve) et Personel(le) Bilingue Français/Anglais CDI

Vous recherchez un nouveau défi professionnel et souhaitez évoluer dans un environnement international, à un poste à haute responsabilité en tant que véritable bras droit de Président ?

Rejoignez un acteur du secteur financier, en tant qu'Assistant(e) Executif(ve) et Personel(le) Bilingue Français/Anglais, en CDI. A noter que le poste est essentiellement en remote.

En tant que véritable bras droit du Président, vous accompagnez au quotidien votre dirigeant et les équipes du siège à distance, en le soutenant dans l’ensemble de ses activités.

Ce poste en CDI est à pourvoir dès que possible, cependant, un préavis est tout à fait envisageable.

Vos missions sont réparties en trois catégories principales :

Assistanat de Direction classique et coordination avec les équipes (environ 40% de votre temps):

• Coordination et gestion d’agenda : Vous assurez un rôle clé dans l'organisation quotidienne des activités professionnelles du Président, et leur coordination avec celles des autres équipes situées à l’étranger. A ce titre, vous avez accès à son agenda professionnel et personnel. Tout en assurant la planification des réunions et des rendez-vous, et en prenant en compte les contraintes liées à ses déplacements et voyages d’affaires.
• Organisation des déplacements : Vous prenez en charge, l’organisation complète des déplacements professionnels et personnels du Président, en France et à l’étranger, dont la réservation des moyens de transport, des hébergements et des restaurants. Vous devrez anticiper les besoins pour les demandes de visas et superviser à distance toute la partie logistique.
• Préparation de documents : Vous préparez des documents et les transmettez à l’équipe, vous avez la charge de la gestion des notes de frais, et assurez le suivi et la mise à jour des contacts.
•  Gestion des communications du Président : Vous assurez le suivi et la relance des mails du Président et une communication de premier niveau avec des interlocuteurs de haut niveau.

Assistanat Personnel (environ 40% de votre temps) :

• Gestion administrative familiale & vie quotidienne : Vous organisez les week-ends et vacances de la famille. Vous réservez et organisez des dîners privés. Vous assurez la gestion des documents administratifs de toute la famille. Vous prenez en charge les inscriptions pour la rentrée scolaire et les activités extrascolaires. Vous classez et archivez les papiers personnels.
• Santé & démarches médicales Vous prenez les rendez-vous médicaux et suivez les dossiers santé et mutuelle.
• Gestion financière & contrats : Vous suivez le plan d’épargne retraite et l’épargne salariale et vous occupez des fin de contrat des employés de maison.

Office management (environ 20% de votre temps) :

• Gestion des relations internes et externes : Vous gérez les contrats des prestataires de service, en coordination avec l’équipe à l’étranger, et assurez le suivi des fournitures.
• Comptabilité & Fiscalité : Vous suivez des comptes et effectuez les rapprochements bancaires, ainsi que de la préparation des documents nécessaires à la clôture. Vous coordonnez les déclarations fiscales avec les experts-comptables et fiscalistes et assurez l’archivage des données.
• Trésorerie & Investissements : Vous gérez les paiements (factures, notes de frais, appels de fonds) et assurez le suivi de la trésorerie ainsi que des investissements réalisés pour le compte de la société.

Profil Recherché :

• Vous justifiez d’au moins 8 ans d’expérience dans le domaine de l’assistanat professionnel et personnel, dont une expérience auprès de cadres dirigeants (C-level) dans un environnement international exigeant.
• Votre niveau d’anglais (au moins C1) et vos excellentes compétences rédactionnelles vous permettent d’échanger avec des interlocuteurs de haut niveau et de soutenir la dimension internationale de l’activité.
• Vous possédez d’excellentes compétences organisationnelles et relationnelles, et savez créer un environnement de travail fluide, positif et structuré.
• Vous faites preuve de proactivité, de souplesse et de fiabilité, avec un réel esprit d’analyse et de résolution de problèmes.
• Vous êtes à l’aise dans des environnements exigeants et savez garder votre sang-froid face à des imprévus et des situations stressantes.
• Vous êtes garant(e) de la confidentialité des informations sensibles qui vous sont partagées et vous êtes doté(e) d’une discrétion absolue.

Informations complémentaires :

Rémunération brute annuelle : +/- 70K€, selon votre profil et expérience, sur 13 mois, ainsi qu’un bonus.  
Télétravail : 4 jours / semaine, 1 jour au bureau
Localisation : 8eme Arrondissement

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