Un(e) Réceptionniste-Assistant(e) polyvalent(e) CDI H/F

Vous cherchez un nouveau défi professionnel et souhaitez mettre votre expérience en pratique ? 
Nous recherchons pour notre client, un cabinet d’avocat international en plein développement : 

Un(e) Réceptionniste-Assistant(e) polyvalent CDI H/F

Le poste est à pourvoir début août.

Sous la responsabilité de la secrétaire générale, vous assisterez directement cette dernière dans ses tâches quotidiennes et assurerez les missions suivantes :

Votre rôle :

Missions d’accueil :

• Accueil : Vous assurez un accueil chaleureux et professionnel, tant par téléphone qu’en présentiel, auprès des visiteurs et prestataires. Vous gérez également les accès à l’immeuble et au parking.
• Gestion des outils et procédures d’accueil : Vous coordonnez les réservations de salles via le calendrier partagé et veillez à leur bon déroulement. Vous êtes garant(e) de la tenue des registres et de la mise à jour régulière du cahier de procédures d’accueil.
• Gestion du courrier : Vous prenez en charge la réception quotidienne du courrier ainsi que l’envoi des plis et colis.
• Gestion des fournitures de bureau : Vous suivez les besoins en fournitures, passez les commandes et en assurez la distribution. Vous veillez également au bon état des stocks.
• Réassort : Vous vous occupez du réapprovisionnement des imprimantes (papier et cartouches), des fournitures mises à disposition ainsi que des machines à café, dans les salles de réunion et les espaces communs.

Missions de secrétariat administratif :

• Support exécutif et coordination internationale : Vous assistez la Secrétaire Générale dans la gestion de son secrétariat au quotidien. Vous organisez son agenda via Outlook, assurez le suivi de ses contacts, et échangez régulièrement avec les équipes des bureaux internationaux, par téléphone et par e-mail.
• Saisie administrative et reporting : Vous prenez en charge la saisie de données administratives (notamment les factures) et assurez la mise à jour quotidienne des tableaux de suivi, tels que le tableau de charges.
• Organisation et gestion des déplacements : Vous gérez des déplacements en France et à l’étranger, et orchestrez chaque aspect logistique des voyages professionnels y compris la réservation des moyens de transports, des hôtels et des déjeuners. Vous devrez anticiper les besoins pour les demandes de visas et superviser à distance toute la partie logistique.
• Gestion documentaire : Vous êtes responsable de la gestion documentaire, notamment scan, copies, impressions, classement électronique et papier. Vous mettez régulièrement à jour les dossiers et contribuez à la bonne tenue de la bibliothèque du cabinet.
• Interface interne/externe et logistique : Vous faites le lien avec les interlocuteurs internes (avocats, équipes support, bureaux internationaux) et externes (clients, prestataires). Vous êtes également en contact avec la société de maintenance via une plateforme dédiée, et participez à la logistique d’événements internes ou de réunions d’affaires.

Profil recherché :

• Vous disposez d’une première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement en cabinet d’avocats ou en environnement exigeant.
• Proactif, vous faites preuve de rigueur et disposez d’une belle aisance relationnelle. Vous êtes polyvalent(e) et organisé(e), êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément, et savez prioriser vos missions.
• Vous maîtrisez l’anglais à un niveau courant avancé (C1 minimum), ce qui vous permet d’échanger avec des interlocuteurs de haut niveau et de soutenir la dimension internationale de l’activité.
• Vous êtes à l’aise avec les outils digitaux, notamment le Pack Office, la connaissance du logiciel Adobe est un plus.
• Vous êtes garant(e) de la confidentialité des informations sensibles qui vous sont partagées et vous devez avoir une discrétion absolue, tout en maintenant une qualité de travail irréprochable.

Informations complémentaires :

Rémunération brute annuelle : 33-35K€, négociable selon profil et expérience
Horaires : Temps plein de 9h00 à 17h00
Avantages : Tickets restaurants, 13ème mois, prévoyance
Localisation : Paris, 8ème arrondissement

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